Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki (5.12.2018/1050)
Laadittu 3.5.2018, päivitetty 2.12.2022

Rekisterinpitäjä

A-klinikkasäätiö sr (Y-tunnus 0200924-4)
Ratamestarinkatu 7, 00520 Helsinki
paihdelinkki@a-klinikka.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

tietosuojavastaava Marja Merikallio
Ratamestarinkatu 7, 00520 Helsinki
Yhteydenotot sähköpostitse saatio.tietosuoja@ a-klinikka.fi tai postitse ylläolevaan osoitteeseen merkinnällä A-klinikkasäätiö / tietosuoja

Rekisterin nimi

Päihdelinkki.fi-verkkosivuston jäsen- ja henkilötietorekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Päihdelinkin palveluissa annettuja tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, tilastointiin, palvelun kehittämiseen, markkinointiin ja tutkimukseen. Päihdelinkin palveluissa kerättyä aineistoa voidaan käyttää tutkimus- tai raportointi- tai kehittämistarkoituksiin. Aineistoja voidaan käyttää vain sellaisessa muodossa, joista on poistettu kaikki tunnistetiedot.

Peruste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröityneen henkilön oma suostumus rekisteröitymisen, neuvontapalvelun käytön, Raipe rahapelipäiväkirjan, Uusi alku, Uusi Minä ja Finaali -verkkokurssien tai materiaalitilauksen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysajat

OmaPäihdelinkin ja keskustelualueen jäsenrekisteri sisältää seuraavat rekisteröityneeseen liittyvät tiedot, jotka rekisteröitynyt ilmoittaa rekisteröitymisen yhteydessä: nimimerkki, sähköposti, syntymävuosi, sukupuoli ja asuinpaikka maakuntatasolla. Lisäksi kysytään oman tilanteen taustatietoja. Kaikkiin taustatietoja koskeviin kysymyksiin voi vastata myös "en halua kertoa". Päihdelinkki-verkkopalvelun ja phpBB-keskustelualueen lokitietoihin tallentuu tiedot kirjautumisista ja täytetyistä sisällöistä. Keskustelualueelle sääntöjen rikkomisesta porttikiellon saaneet nimimerkit listataan ylläpidon tietojärjestelmään ja käyttäjätunnus suljetaan joko määräaikaisesti tai kokonaan. Täytettyjen lomakkeiden ja keskustelualueella lähetettyjen viestien IP-osoite tallentuu automaattisesti järjestelmään. Loki- tai sisältötiedot eivät ole oletusarvoisesti A-klinikkasäätiön työntekijöiden nähtävillä. Katso myös käyttöehdot.

Testien, tarinoiden ja tietoartikkeliaihe-ehdotuksen yhteydessä järjestelmään tallentuu lomaketta täyttävän IP-osoite automaattisesti ja poistuu järjestelmästä 1 vuoden kuluttua.

Palautelomakkeen yhteydessä kysytään vapaaehtoisesti annettavaa nimeä ja sähköpostiosoitetta vastaamista varten. Järjestelmään tallentuu lomaketta täyttävän IP-osoite automaattisesti ja poistuu järjestelmästä 1 vuoden kuluttua.

Materiaalitilauksen yhteydessä kysytään nimi, osoite, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä maksullisten materiaalien tilauksen yhteydessä laskutustiedot. Materiaalitilauksen yhteydessä jätetyt henkilötiedot poistetaan tilauksen käsittelyn jälkeen.

Neuvontapalvelun vastaajien työn helpottamiseksi neuvontapalvelun lomakkeessa on mahdollisuus kertoa muutamia taustatietoja (oma tilanne ja huolen määrä, sukupuoli, ikä, maakunta, koulutus ja päätoimi). Taustatietoihin vastaaminen on vapaaehtoista ja kaikkiin kohtiin voi vastata "en halua kertoa". Kysyjällä on lisäksi mahdollisuus jättää sähköpostiosoite automaattista sähköposti-ilmoitusta varten. Sähköpostitse lähetetään tunnusluku vastauksen lukemiseen ja ilmoitus, kun kysyjän jättämään kysymykseen on vastattu. Ilmoituksen lähettämisen jälkeen sähköpostiosoite poistuu tietokannasta automaattisesti. Lokitiedot poistuvat 1 vuoden jälkeen automaattisesti. Katso myös käyttöehdot.

Raipe Rahapelipäiväkirjan jäsenrekisteri sisältää seuraavat rekisteröityneeseen liittyvät tiedot, jotka rekisteröitynyt ilmoittaa rekisteröitymisen yhteydessä: sähköposti, syntymävuosi, sukupuoli ja asuinpaikka. Lisäksi kysytään oman tilanteen taustatietoja. Kaikkiin taustatietoja koskeviin kysymyksiin voi vastata myös "en halua kertoa". Sisältötiedot eivät ole oletusarvoisesti ylläpitäjien nähtävillä. Katso myös käyttöehdot.

Uusi alku, Uusi minä ja Finaali -verkkokurssien tilauksen yhteydessä kysytään tilaajan sähköpostiosoite, jota tarvitaan verkkokurssin toimittamiseksi sen tilaajalle. Verkkokurssin loputtua kurssin läpikäyneiden tilaajien sähköpostiosoitteet poistetaan järjestelmästä viimeistään 1 vuoden kuluttua kurssin lopusta. Verkkokurssin sähköpostijärjestelmänä käytämme Mailchimpiä. Tutustu muihin järjestelmän mahdollisesti keräämiin tietoihin Mailchimpin tietosuojaselosteesta.

Päihdelinkin palveluissa annettuja tietoja säilytetään pääsääntöisesti niin pitkään, kunnes rekisteröitynyt poistaa itse tai pyytää ylläpidolta omien tietojensa poistamista. Anonymisoitua aineistoa voidaan säilyttää tutkimus- ja raportointitarkoituksiin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterit kootaan sähköisten lomakkeiden tiedoista, jotka Päihdelinkkiin rekisteröitynyt, neuvontapalvelun käyttäjä, palautteen antaja tai materiaalien tilaaja antaa itse. IP-osoite tallentuu automaattisesti järjestelmään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta organisaation ulkopuolelle. Osa Päihdelinkin käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Päihdelinkin palveluissa kerättyä aineistoa voidaan käyttää tutkimus- tai raportointi- tai kehittämistarkoituksiin. Aineistoja voidaan käyttää vain sellaisessa muodossa, joista on poistettu kaikki tunnistetiedot.

Keskustelualueella nimimerkein kirjoitetut viestit sijaitsevat julkisella keskustelupalstalla ja ovat tutkijoiden ja toimittajien käytettävissä. Kaikkia tutkijoita pyydetään anomaan A-klinikkasäätiöltä tutkimuslupa aineistonkeruuseen.

Rekisterin pitäjää sitoo viranomaisille tehtävä ilmoitusvelvollisuus lastensuojelulain (13.4.2007/417) ja rikoslain (19.12.1889/39) mukaisesti. Suorat itsemurhaviestit ja selkeästi henkilöön kohdistuvat väkivaltauhkaukset ilmoitetaan poliisille.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin eikä mielipidetutkimuksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Verkkopalvelimilla säilytettävien rekisteritietojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. OmaPäihdelinkkiin ja keskustelualueelle rekisteröitynyt näkee itsestään tallennetut tiedot myös omasta profiilistaan ja voi tarvittaessa muokata tietojaan. Rekisteröitymisen yhteydessä annettua nimimerkkiä ei voi muuttaa.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Tarkastusoikeuttasi voit käyttää kerran vuodessa maksutta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai poistamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada tiedot siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Tietojen käsittelyä voi myös rajoittaa.

Lisäksi henkilöllä on oikeus saada oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto p. 029 5666 700, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki tai postiosoite PL 800, 00531 Helsinki.

OmaPäihdelinkkiin ja keskustelualueelle rekisteröitynyt voi poistaa oman käyttäjätilinsä omista asetuksista ja vahvistamalla poistamisen sähköpostiin saapuvan linkin kautta. Tili pysyy passiivisessa tilassa 48 tuntia, jonka aikana rekisteröitynyt voi palauttaa käyttäjätilinsä kirjautumalla uudestaan OmaPäihdelinkkiin. Jos kirjautumista ei tehdä 48 tunnin kuluessa, käyttäjätili sisältöineen poistuu automaattisesti. Käyttäjätilin poistumisen yhteydessä sähköpostiosoite poistuu järjestelmästä kokonaan. Rekisteröitymisen yhteydessä annetut taustatiedot säilyvät tietokannassa tilastomuodossa. Keskustelufoorumille nimimerkillä kirjoitetut viestit säilyvät käyttäjätilin poistamisesta huolimatta (ks. keskustelufoorumin säännöt).

Muuta

Päihdelinkin internet-pohjaisena kyselytyökaluna toimii Webropol. Tutustu myös A-klinikkasäätiön selosteeseen Webropolin käytöstä toiminnassamme.
Uusi alku -, Uusi minä- ja Finaali-verkkokurssien sähköpostijärjestelmänä toimii Mailchimp (tutustu palvelun tietosuojaan).
Kävijäseurannassa käytämme Googlen Analytics -palvelua. Tietoa A-klinikkasäätiön verkkopalvelujen evästekäytännöistä löydät A-klinikkasäätiön verkkosivuilta.